Calcul des frais kilométriques

Comment fonctionne le barème kilométrique

Le barème fiscal fixe une indemnité par kilomètre selon le type de véhicule, sa puissance fiscale (chevaux fiscaux, rubrique P.6 de la carte grise) et la distance annuelle. Il sert à déduire tes frais réels de déplacement professionnel, ou à rembourser un salarié. La formule change à chaque tranche :

\[ \text{indemnité} = \text{distance} \times \text{coefficient} \ (+ \text{montant fixe selon la tranche}) \]

Les voitures 100 % électriques bénéficient d'une majoration de 20 % du montant obtenu.

Ce qui est pris en compte

Tu comptes les kilomètres réellement parcourus pour ton activité professionnelle sur toute l'année : domicile-travail, déplacements chez des clients ou entre sites. Pour le trajet domicile-travail, la distance retenue est en principe limitée à 40 km par trajet, sauf circonstances particulières justifiées. Garde un justificatif par déplacement : date, lieu, motif et kilomètres.

Le barème couvre l'amortissement, l'assurance, l'entretien et le carburant : tu ne peux pas y ajouter ces frais séparément.

Frais kilométriques : exemple de calcul étape par étape

Prenons une voiture de 5 CV avec 8 000 km professionnels dans l'année. D'abord, repère la tranche : de 5 001 à 20 000 km. Ensuite, applique la formule de cette tranche : 8 000 × 0,357 + 1 395. Le premier produit donne 2 856 €. Enfin, ajoute 1 395 € pour obtenir 4 251 €.

Ainsi, la formule n'est pas un simple prix au kilomètre. En effet, chaque tranche combine un taux et un montant fixe. Par exemple, si tu roules moins de 5 000 km, le taux s'applique seul. Pour un véhicule électrique, majore le résultat de 20 %.

Frais kilométriques : salariés, indépendants et remboursements

Ce barème sert dans plusieurs cas. Voici les principaux.

• Le salarié qui opte pour les frais réels déduit ses déplacements professionnels.
• L'indépendant au régime réel déduit les frais de son véhicule.
• L'employeur peut rembourser des indemnités kilométriques sans cotisations, dans la limite du barème.
• Le bénévole d'association peut renoncer au remboursement et obtenir une réduction d'impôt.

Cependant, conserve un justificatif : carnet de bord, factures, carte grise. En effet, l'administration peut demander la preuve des kilomètres.

Frais kilométriques : comparer avec d'autres calculs

Avant de choisir les frais réels, compare avec la déduction forfaitaire de 10 %. Pour mesurer ton gain, estime ton impôt avec le calcul de l'impôt sur le revenu. Ensuite, mesure le coût réel de tes trajets avec le coût de carburant d'un trajet.

Enfin, si ton salaire change, convertis-le avec le calcul du salaire brut en net. Ainsi, tu prends une décision chiffrée. Ce résultat reste indicatif.

Frais kilométriques : vélo, deux-roues et véhicule électrique

Le barème couvre plusieurs types de véhicules. Les voitures dépendent de la puissance fiscale en chevaux. Les deux-roues motorisés et les cyclomoteurs ont leurs propres tableaux. De plus, les véhicules électriques bénéficient d'une majoration de 20 %. Ainsi, une indemnité de 4 251 € devient 5 101,20 € pour une voiture électrique de même puissance.

En revanche, le vélo ne figure pas dans ce barème. Pourtant, un employeur peut verser un forfait mobilités durables. Pense donc à vérifier ton contrat avant de comparer les modes de transport.

Frais kilométriques : conserver ses justificatifs

Pour justifier tes frais, garde quatre documents. D'abord, la carte grise, qui prouve la puissance fiscale. Ensuite, un carnet qui note date, trajet et motif. Puis des preuves de rendez-vous, comme des mails ou des factures. Enfin, un relevé kilométrique de début et de fin d'année.

Par exemple, un tableur avec une ligne par déplacement suffit. Cependant, il doit rester cohérent : l'administration peut comparer avec les distances réelles. Garde ces pièces au moins trois ans.