Générateur de quittance de loyer en PDF
Une quittance de loyer est le document par lequel le propriétaire confirme avoir reçu le loyer et les charges d'une période. Elle indique le bailleur, le locataire, le logement, la période, le détail du loyer et des charges, le total et la signature. Le bailleur la remet gratuitement si le locataire la demande.
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Modèle indicatif, non contractuel, à adapter à ta situation. Ne remets une quittance qu'après réception de la somme complète : en cas de paiement partiel, c'est un reçu.
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📌 L'essentiel à retenir
- Le bailleur doit remettre une quittance de loyer gratuitement si le locataire la demande.
- Une quittance de loyer indique la période, le loyer, les charges, le total, la date et la signature du bailleur.
- Un paiement partiel donne droit à un reçu, pas à une quittance.
- Les loyers se prescrivent par 3 ans : garde tes quittances au moins 3 ans.
- Le dépôt de garantie ne figure pas sur une quittance de loyer, car ce n'est pas un loyer.
Ce que doit contenir une quittance de loyer
La loi du 6 juillet 1989 (article 21) impose au bailleur de remettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande, avec le détail du loyer et des charges. Notre modèle affiche donc :
- le nom et l'adresse du bailleur et du locataire ;
- l'adresse du logement loué ;
- la période payée, du premier au dernier jour du mois ;
- le loyer hors charges, les charges et le total ;
- la formule « dont quittance », le lieu, la date et la signature.
Quittance ou reçu : ne pas confondre
| Situation | Document |
|---|---|
| Loyer et charges payés en entier | Quittance |
| Paiement partiel | Reçu (il ne libère pas le locataire du solde) |
| Dépôt de garantie | Reçu distinct |
Si tu renseignes une somme reçue inférieure au total, le modèle passe automatiquement en reçu et affiche le reste dû.
Provisions ou forfait de charges ?
En location vide, les charges sont des provisions régularisées une fois par an selon les dépenses réelles. En meublé ou en colocation, elles peuvent être un forfait fixe, sans régularisation. Choisis le bon intitulé : il apparaît tel quel sur la quittance.
Quittance de loyer : comment la remplir pas à pas
Une quittance de loyer se remplit en quelques minutes. Ainsi, suis cet ordre pour ne rien oublier.
- D'abord, écris le nom et l'adresse du bailleur, puis ceux du locataire.
- Ensuite, indique l'adresse du logement loué.
- Puis, précise la période : du 1er au dernier jour du mois.
- Après cela, détaille le loyer, puis les charges.
- Enfin, additionne, ajoute la date et signe.
Ainsi, le locataire dispose d'une preuve claire. Par exemple, pour 650 € de loyer et 70 € de charges, le total vaut 720 €. Cependant, n'écris la quittance qu'après avoir reçu la somme entière.
Quittance, reçu ou avis d'échéance : les différences
Trois documents se ressemblent mais n'ont pas le même rôle. Donc le tableau les compare.
| Document | Quand l'utiliser | Prouve un paiement ? |
|---|---|---|
| Quittance | Après le paiement complet | Oui, totalement |
| Reçu | Après un paiement partiel | Oui, pour la somme versée |
| Avis d'échéance | Avant le paiement | Non |
Ainsi, un avis d'échéance demande un paiement, alors qu'une quittance le confirme. En revanche, si le locataire paie seulement une partie, tu remets un reçu et tu notes le solde restant.
Quand donner la quittance et comment la conserver
La loi oblige le bailleur à fournir la quittance si le locataire la demande. De plus, elle est gratuite, car le bailleur ne peut pas la facturer.
- Si tu es locataire, demande-la chaque mois, surtout pour un paiement en espèces.
- Quand tu es bailleur, envoie-la par courrier ou par e-mail.
- Ensuite, pour la conserver, garde un fichier PDF et une copie papier.
Par ailleurs, le locataire garde ses quittances au moins 3 ans, car la durée de prescription des loyers est de 3 ans. Enfin, le bailleur garde ses copies aussi longtemps, voire davantage pour sa déclaration de revenus.
Erreurs fréquentes sur la quittance de loyer
Quelques erreurs reviennent souvent, alors évite-les. D'abord, certains bailleurs mélangent loyer et dépôt de garantie. Pourtant, le dépôt de garantie ne se règle pas par quittance mensuelle.
- Si tu vois que le loyer change, mets à jour le montant avant d'envoyer la quittance.
- Quand les charges sont réelles, indique le montant exact de la régularisation.
- Enfin, pour chaque mois, date et signe un document distinct.
Ensuite, relis la période, car une date fausse peut créer un doute. Enfin, fais attention aux noms : écris-les comme sur le bail.
Pour la suite, prépare le contrat de location, une procuration si tu confies la gestion, ou un reçu pour un paiement partiel.
3 exemples concrets
Un appartement à 650 € plus 70 € de charges
Le total est de 720,00 €. La quittance d'octobre 2026 indique « du 1er au 31 octobre 2026 », le loyer de 650,00 €, les provisions de 70,00 € et le total de 720,00 €.
Douze quittances pour l’année
Un propriétaire sélectionne 12 mois à partir de janvier : le PDF contient une page par mois, chacune datée du bon jour du mois, prêtes à classer ou à envoyer.
Un loyer payé en deux fois
Pour 720,00 € dus, le locataire verse 400,00 € : tu indiques cette somme, le document devient un « reçu de loyer » et affiche un reste dû de 320,00 €.